27品あるはずの棚に、17品しか無かった——同じものを4か所で数えていた日【創業日記 #27】

10品の差はどこから来たか

調べると、差の正体は「システムの中には出品中として記録が残っているのに、実際の店にはもう並んでいない品」でした。過去に取り下げたり削除したりしたときに、記録のほうだけが片付かずに残っていたものです。

ここで大事だったのは、その10品には共通点があったことです。どれも、店側の商品番号を持っていませんでした。番号が無いということは、店を見に行っても「この記録の品が並んでいるかどうか」を確かめる手段が無いということです。

最初の直しは失敗した——読む場所が2つあった

最初の直しは、店の棚をちゃんと読めたときだけ数を確定する、というものでした。ところがこれが効きませんでした。よく見ると、その画面は店の棚を2か所から別々に読んでいて、片方が読めて片方が読めなかった回に、また食い違っていたのです。

ここでも前の日と同じ形の間違いをしていました。片方を直して、隣に同じことをしている場所があるのを見落とす、という形です。正直に書くと、この日はこの形を6回繰り返しました。

照合できない記録は、最初から数えない

最終的に決めたのは、「店側の商品番号を持たない記録は、出品中の一覧の土台に入れない」ということでした。番号が無い記録は、そもそも実物と突き合わせられません。突き合わせられないものを数に入れている限り、数字はいつまでも信じられないままです。

そのうえで、出品管理・売れ残り一覧・在庫管理・在庫監視の4つの画面を、1つのリストの上に作り直しました。それぞれが別々に数えている限り、どれか1つを直しても残り3つに同じ問題が残ります。

そして、4つの画面の数が食い違ったら気づける形にしました。私が「合っています」と言うのではなく、ずれたら機械が止めます。

今日から使える形にすると

ひとつ。手元の記録と実際の売り場で数が合わないときは、まず「その記録は実物と突き合わせられるか」を見てください。突き合わせる手段が無い記録は、数え直しても永遠に確かめられません。

ふたつ。同じものを表示している画面が複数あるなら、それぞれが自分で数えていないか確認してください。表示が4か所あって計算も4か所だと、直すたびに3か所取り残します。数える場所は1つにして、見せ方だけ変えるのが安全です。

みっつ。無在庫をやるなら、「売り場にあるもの」と「自分の記録」が一致していることは、機能ではなく前提条件です。ここが合っていない状態で品数を増やすと、増やした分だけ事故の確率が上がります。

明日やること

• 4つの画面の数が食い違ったときに、どこがずれたかまで分かるようにする
• 商品番号を持たない古い記録を、過去分もまとめて片付ける
• 品数が増えたときに同じ照合が現実的な時間で終わるか、先に確かめておく